Zapytanie ofertowe- wybór instytucji zarządzającej i prowadzącej PPK

Pawłowiczki, dnia 18.12.2020r.

Zapytanie ofertowe

Przedmiot zamówienia:

Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Nazwa i adres zamawiającego

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej

ul. Magnoliowa 3

47-280 Pawłowiczki

Tel. 77 487 42 43

Adres e- mail: gops_pawlowiczki@k-k.pl

Tryb udzielenie zamówienia

1. Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowe, zwanego dalej „zapytaniem”, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2019r., poz. 1843 z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą Pzp”.

2. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.

Opis przedmiotu zamówienia

1. Nazwa postępowania nadana przez Zamawiającego: Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK).
2. Znak postępowania: GOPS.26.32.2020
3. Przedmiotem zamówienia jest wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla Zamawiającego zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym Zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018r. o pracowniczych planach kapitałowych ( Dz. U. z 2020 r., poz. 1342), zwanej dalej „Ustawą o PPK”.
4. Warunki zamówienia:
   1.  Zapewnienie przez Wykonawcę wsparcia w procesie wdrożenia PPK w tym:

1. Przeszkolenie wskazanych przez Zamawiającego pracowników z zakresu zasad i obsługi administracyjnej PPK.
   1.  Wsparcie formalno- prawne związane z wdrożeniem PPK w tym:

1. Przygotowanie pełnej dokumentacji i wzorów dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i elektronicznej.
   1.  Uruchomienie, wdrożenie i bieżąca obsługa PPK w tym:

1. Dedykowany koordynator/ opiekun do współpracy z Zamawiającym,
2. Platforma internetowa i infolinia do bieżącej obsługi uczestników PPK,
3. Niezbędne wsparcie przy dostosowaniu programu kadrowo- płacowego Kadry i Płace ( firmy Wolters Kluwer) posiadanego przez Zamawiającego,
4. Aplikacja dla Zamawiającego do zarządzania PPK drogą elektroniczną.

5. Informacje o Zamawiającym

Zamawiający informuje, że na dzień 1 grudnia 2020r. zatrudnia 11 pracowników o następującej strukturze wiekowej:

Data urodzenia		Ilość pracowników
	1949-1967
	1968-1972
	1973-1977
	1978- 1982
	1983- 1987
	1988- 1992
	Razem

6. Nazwa i kod według Wspólnego Słownika Zamówień ( CPV):

66131100-8 Usługi inwestycji w fundusze emerytalno- rentowe

Termin wykonania zamówienia

Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

1. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie do dnia 26 marca 2021r.
2. Zrealizowanie postanowień zawartych w rozdziale III pkt.4 „Warunki zamówienia” w terminie do dnia 26 marca 2021r.
3. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK nie później niż do dnia 10 kwietnia 2021r.

Informacje dotyczące składania ofert częściowych i wariantowych

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych.

Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu:

1. Spełniają warunki określone w Ustawie o PPK,
2. Posiadają uprawnienia do wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli przepisy nakładają taki obowiązek,
3. Dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem technicznym i zasobami ludzkimi do wykonania oferowanych usług,
4. Znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie oferowanych usług,
5. Nie wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości/ likwidacji oraz nie została ogłoszona wobec nich upadłość/ likwidacja.

Weryfikacja spełnienia warunków, o których mowa powyżej odbędzie się na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 niniejszego Zapytania ofertowego oraz załączników.

Informacje o sposobie porozumiewania się

1. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami jest Anna Sykuła, tel. 77 487 42 43, adres e- mail: gops_pawlowiczki@k-k.pl
2. Wszelką korespondencję kierowaną do Zamawiającego drogą elektroniczną dotyczącą niniejszego postępowania należy oznaczać: „OFERTA- PPK”.

Termin związania ofertą

Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 45 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Opis sposobu przygotowania oferty

1. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu.
2. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego Zapytania ofertowego.
3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
4. W Formularzu ofertowym Wykonawca podaje ceny w złotych polskich, z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.
5. Wszelkie rozliczenia między Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane w złotych polskich.
6. Cena przedstawiona w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonywaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.
7. Ofertę należy przygotować w języku polskim.
8. Wszelkie poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez upoważnioną osobę.
9. Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do jej podpisania zgodnie z zasadami reprezentacji z aktualnego wpisu do właściwych rejestrów/ ewidencji lub przez pełnomocnika/ pełnomocników zgodnie z zakresem załączonego pisemnego pełnomocnictwa. Jeżeli upoważnienie wynika z ogólnie dostępnych danych rejestrowych ( wpis KRS, CEIDG) wówczas należy załączyć dokument poświadczający umocowanie danej osoby/ osób do podpisania oferty.
10. Zamawiający wymaga, aby oferta zawierała co najmniej:

	Formularz ofertowy- załącznik nr 1 do Zapytania
	Pełnomocnictwo ( jeśli dotyczy)
	Wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju

W przypadku gdy Wykonawcą jest zakład ubezpieczeń, do oferty należy dołączyć regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia.

Miejsce oraz termin składania ofert

1. Ofertę należy złożyć do 31 stycznia 2021r. do godziny 12.00 ( decyduje data i godzina wpływu do siedziby Zamawiającego).
2. Dopuszcza się złożenie oferty:

1. W formie pisemnej w siedzibie Zamawiającego: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Magnoliowa 3, 47-280 Pawłowiczki
2. Za pośrednictwem poczty elektronicznej ( jako skan podpisanej oferty i załączników) na adres: gops_pawlowiczki@k-k.pl

3. W tytule wiadomości/ na kopercie proszę podać oznaczenie : „OFERTA- PPK”.
4. Oferty otrzymane po terminie zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.

Wybór oferty przez Zamawiającego

1. Wyboru Zamawiający dokona na podstawie porównania i oceny przedstawionych ofert, w szczególności pod względem: warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, efektywności w zarządzaniu  aktywami oraz posiadanego doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyjaśniania treści złożonych ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji z wybranymi Wykonawcami.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania wyboru żadnej ze złożonych ofert bez uzasadnienia i podania przyczyny. Zamawiający nie ponosi wobec Wykonawcy żadnej odpowiedzialności z tego tytułu, a Wykonawca zrzeka się dochodzenia w tym zakresie wszelkich roszczeń od Zamawiającego.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez wyboru ofert, unieważnienia konkursu ofert i swobodnego wyboru oferty oraz odstąpienia od zawarcia umowy.
6. Zamawiający jest uprawniony do swobodnego wyboru najkorzystniejszej oferty, która jest zgodna z wymaganiami Zamawiającego oraz jest zgodna z interesem Zamawiającego.
7. W razie zaistnienia okoliczności powodujących, że zawarcie umowy lub jej wykonanie nie będzie leżeć w interesie Zamawiającego, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od zawarcia umowy.

XII. Informacje o wykluczeniu

1. Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą.
2. W celu wskazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy obowiązani są złożyć oświadczenie zawarte w Formularzu ofertowym w punkcie IV ppkt. 11.
3. Wykonawcy, którzy nie wypełnią oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia, zostaną odrzuceni z przyczyn formalnych.

Odrzucenie oferty

1. W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który:

1. Złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego Zapytania,
2. Nie spełnia warunków udziału w postepowaniu,
3. Złoży ofertę po terminie składania ofert.

Informacje dotyczące RODO

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ( ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str.1), dalej „RODO”, informuje, że:

1. Administratorem zbieranych w toku postępowania w sprawie wyboru instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe ( dalej „Postępowanie”) danych osobowych jest Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Magnoliowa 3, 47-280 Pawłowiczki, dalej „GOPS Pawłowiczki”,
2. Administrator danych osobowych powołał Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się na pośrednictwem adresu e- mail: inspektor@kancelaria-odo.pl
3. Zebrane dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z Postępowaniem, tj. wyborem oferty instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe,
4. Odbiorami pozyskanych w toku Postępowania danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja Postępowania,
5. Zebrane w toku Postępowania dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia wyboru oferty w Postępowaniu, a w przypadku danych osobowych pochodzących od Wykonawcy wybranego- przez okres obowiązywania zawartych z oferentem umów, chyba, że wcześniej ustanie potrzeba przetwarzania,
6. Obowiązek podania danych osobowych nie jest wymogiem ustawowym, ale może być niezbędne do oceny oferty,
7. W odniesieniu do danych osobowych pozyskanych w Postępowaniu decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie z art. 22 RODO,
8. Osoba, której dane osobowe będą przetwarzane, posiada:

1. Na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych:

( Jeżeli wykonanie takiego obowiązku wymagać będzie niewspółmiernie dużego wysiłku, GOPS Pawłowiczki może żądać od osoby, której dane dotyczą wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania.)

2. Na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych:

( skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku Postępowania ani zmianą postanowień zawartych w wyniku Postępowania umów oraz nie może naruszać sporządzonych w toku Postepowania dokumentów, w szczególności integralności protokołu oraz jego załączników.)

3. Na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od GOPS Pawłowiczki ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO:

( prawo do ograniczenie przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych  do czasu zakończenia Postępowania. Od dnia zakończenia Postępowania, w przypadku gdy wniesienie żądania, o którym mowa w art. 18 RODO, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentacji Postępowania, GOPS Pawłowiczki nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.)

4. Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna ona, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO,

9. Osobie, której dane osobowe są przetwarzane nie przysługuje:

1. W związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
2. Prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
3. Na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/ Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

10. W przypadku udostępnienia GOPS Pawłowiczki przez Podmiot biorący udział w Postępowaniu, danych osobowych swoich pracowników, pełnomocników, członków zarządu, współpracowników, kontrahentów, dostawców, beneficjentów rzeczywistych lub innych osób, GOPS Pawłowiczki wnosi o poinformowanie tych osób o:

1. Zakresie danych osobowych dotyczących tych osób a przekazywanych GOPS Pawłowiczki,
2. Tym, że GOPS Pawłowiczki jest administratorem ich danych osobowych oraz że przetwarza ich dane osobowe na zasadach określonych powyżej,
3. Tym , że Podmiot jest źródłem, od którego GOPS Pawłowiczki pozyska ich dane.

Udzielenie zamówienia i dodatkowe informacje

1. W przypadku, gdy treść oferty oraz złożonych przez Wykonawcę dokumentów jest niepełna lub zawiera nieścisłości w stosunku do zakresu wymaganego w Zapytaniu, Zamawiający może, w uzasadnionych przypadkach, zwrócić się do Wykonawcy o uzupełnienie braków lub udzielenie wyjaśnień, w wyznaczonym terminie.
2. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą po dokonaniu oceny zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale XI.
4. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana za najkorzystniejszą będzie poinformowany o wyborze jego oferty.
5. Umowy zostaną zawarte na wzorze Wykonawcy, z uwzględnieniem wymagań określonych w niniejszym Zapytaniu oraz na podstawie deklaracji Wykonawcy zawartych w złożonym Formularzu Ofertowym. We wzorze umowy Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia zapisu o 3 miesięcznym okresie wypowiedzenia umowy przez Strony ze skutkiem na koniec roku.
6. W przypadku gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postepowaniu uzyskał kolejną najwyższą ocenę.
7. Umowę może podpisać w imieniu Wykonawcy osoba ( osoby) upoważniona/e do reprezentowania Wykonawcy.

Załączniki

 

Nr załącznika	Nazwa załącznika
1	Formularz oferty
2	Wzór umowy o zarządzanie PPK
3	Wzór umowy o prowadzenie PPK

 

Anna Sykuła

Kierownik Gminnego

 Ośrodka Pomocy Społecznej

w Pawłowiczkach